On January 1, 2011, the Valle del Lili Foundation, a university hospital in Cali, Colombia, went from using paper for medical records and all associated clinical and administrative processes to managing everything electronically. This was a significant deviation from the industry norm since it was unusual for a hospital to simultaneously implement electronic medical records, computerized physician order entry, and enterprise resource planning. If they are implemented at all, they are generally done so independently. Also, hospitals that rise to the challenge of adopting information technology face a high failure rate, mainly for staff-related reasons, especially when medical staff resist its use. VLF’s management team knew it had to achieve the buy-in of doctors as well as of clinical and clerical staff if it was to successfully implement SAP, a system that would reformulate workflows throughout the hospital. This case documents how the hospital achieved this ambitious goal. In doing so, it illustrates how organizations can manage large-scale change processes.

El 1 de enero del 2011 la Fundación Valle del Lili (FVL), un hospital universitario situado en Cali, Colombia, pasó de manejar en papel la historia cínica y todos los demás procesos clínicos y administrativos asociados a esta, a un registro electrónico de los mismos. Es poco usual que un hospital decida implementar de manera simultánea la sistematización de la historia clínica, las órdenes médicas y los procesos de apoyo administrativo, es práctica generalizada que estos se implementen de manera independiente, si es que se llegan a ejecutar todos. Adicional a esto, aquellos hospitales que asumen el desafío de recurrir al uso tecnologías de información enfrentan una alta probabilidad de fracasar en el intento, principalmente por razones que tienen que ver con las personas, especialmente, que el cuerpo médico no tenga la disposición para utilizarlos. Los directivos de la FVL eran conscientes de la necesidad de contar con el apoyo del cuerpo médico, así como del personal asistencial y administrativo en aras de implementar SAP de manera efectiva, un sistema de información que conllevaba cambios de fondo en la manera de trabajar de todo el hospital. El caso documenta cómo lograron este objetivo ambicioso, siendo un buen ejemplo para ilustrar cómo las organizaciones pueden gestionar procesos de cambio a gran escala.

Change management associated with a large-scale information technology implementation

Gestión del cambio asociado con la implementación a gran escala de tecnologías de información

• Understanding the challenges of a big-bang ERP implementation in a hospital environment
• Reflecting on the key success factors of IT projects
• Understanding the process of change management and identifying the key steps and activities of change management

• Entender los retos asociados con la implementación de un ERP en modo big-bang, en un hospital
• Reflexionar sobre los factores clave de éxito en los proyectos de tecnología de información
• Entender el proceso de gestión del cambio e identificar las actividades y los pasos críticos asociados.

• Change management
• Organizational learning
• Lewin’s planned change
• SAP implementation
• ERP

• Gestión del cambio
• Aprendizaje organizacional
• Proceso planificado de cambio de Lewin
• Implementación de SAP
• ERP